Hur kan jag skapa en organiserad register?

att skapa ett organiserat register kommer att hålla ett kontor igång smidigare, oavsett om du arbetar hemifrån eller i en stor gemensam arbetsyta. En logisk organiserat register är avgörande när flera personer använder samma filer, eftersom det kommer att låta alla snabbt och enkelt hitta den information de behöver. Om du organiserar ditt register, planerar att avsätta minst en dag att göra det, så att du inte kommer att förlora reda på vad du gör mitt i processen.

börja göra ett organiserat register, dela ditt arbete i två kategorier: aktiva och arkiverade. Aktiva material som skulle omfatta pågående åtgärder artiklar, pågående projekt, eller litteratur som behöver vara lätt åtkomliga. Arkivmaterial inkluderar data som inte behöver finnas. Plan för att avsätta utrymme bredvid skrivbordet för din aktiva objekt, och en annan arkivering område för arkivarbete. Också planerar en kassera schema för arkiven. Tänk rättsliga hinder innan du slänger arkivmaterial: Vissa företag skall föra bokföring till hands för en viss tid, till exempel.

Tänk vilken typ av aktiva material som du har pågående när du skapar ett organiserat register. Om du är en revisor, till exempel, måste du kanske öppna fakturor, leverantörsskulder, konton i samband, och vinst och rapporter förlust för kvartalet du arbetar i. Om du är en designer, kanske du har flera pågående projekt för olika uppdragsgivare, prover väntan, erbjudanden som du väntar på ett svar på, och så vidare. Konstruera en uppsättning lös kategorier för dina organiserad arkivsystem, och planerar att göra underkategorierna till allmänna kategorier. På så sätt vet du att du kan hitta alla väntande fakturor, till exempel på en central plats. Inom denna plats, kan de fakturor anordnas i alfabetisk ordning efter leverantör, för belopp, eller på annat sätt som passar dig.

Sedan ställer in din arkivering mappar. När du skapar ett organiserat register, planerar att använda en metod som är logiskt för dig och andra i kontorsmiljö. Kanske vill du ordna arkiv alfabetiskt efter projektet. I ett litet kontor där filer sparas i ett centralt läge, bör arkiv förmodligen delas upp efter ämne: projekt, bokföring, handböcker och så vidare. Inom varje huvudkategori, göra mindre mappar.

När du gör mappar för ett organiserat register, använda stor, lättläst typsnitt på flikar som sticker ut en bra bit över resten av mappen, så att du kan snabbt hitta ett avsnitt. Du kan också vara en bra idé att använda färgkodade flikar eller filer, så att du kan se en tydlig visuell uppdelning mellan kategorierna. Håll ett lager av mappar, flikar och utrustning till hands så att du enkelt kan göra flera filer när du behöver: inte för frestelsen av en "som inlämnats, vara" facket.

När du har byggt skelettet av din organiserade register kan du integrera alla papper och tryckt material som måste in. Töm ut alla dina arkivskåp, i väntan på brickor, och andra travar av papper. Gå igenom alla material, först fastställa vad som måste bevaras och vad som måste kastas bort. Inte alla papper måste sparas: håll relevant eller användbart material och bli av med resten. Din systemet för registrering skall inte innehålla varenda papperslapp som någonsin använts i historien om verksamheten. Som ni rensa, sortera in materialet i aktiva eller arkivering kategorier och lämna in den på lämpligt område.

När du har skapat ett organiserat arkivsystem, hittar du förmodligen att ditt liv är mycket lättare. Upprätthålla systemet med frekventa utrensningar av gammalt material, och hålla koll på din ansökan för att förhindra att material ackumuleras.


Kommentarer

  • Om oss
  • Reklam
  • Kontakta redaktören
  • Få nyhetsbrev
  • RSS-feed

Redaktör: Beáta Megyesi
Nyheter redaktör: Christiane Schaefer

Kundservice: Mats Schaefer,
Helena Löthman

Tel: +46 00 79 22 00
Fax: +46 00 79 22 01

© Copyright 2014 Debok.net - All rights reserved.