Vilka är stegen i upphandlingsprocessen?

upphandling processen är den term som används av företag för att beskriva köpprocessen, och kan hänvisa till inköp av varor eller tjänster. Många företag använder automatiserade verktyg som ett Enterprise Resource Planning (ERP) system och Electronic Data Interchange (EDI) för att bistå upphandling specialister eller köparen att köpa verksamheten. Oavsett om ett automatiserat system används, målet med upphandlingen är att köpa exakt den produkt eller tjänst när det behövs för de mest förmånliga priset.

Identifiera ett behov är det första steget i upphandlingsprocessen. Om företaget har ett automatiserat system, vanligtvis ett köp rekvisition (PR) kommer att skickas till köparen som anger vad produkten eller tjänsten behövs. För företag utan automatiserade system, ett handskrivet PR används ofta, vilket kräver den person eller avdelning som behöver produkten eller tjänsten att lämna in formulär köp rekvisition till köparen för åtgärd.

Om produkten eller tjänsten har tidigare köpts in, kommer köparen in en beställning i affärssystemet eller lämna ersättning till leverantören grundar sig på tidigare godkänt villkoren. Om produkten eller tjänsten inte har upphandlats före, köparen måste gå vidare med en begäran om offert (RFQ). En RFQ är att välja en leverantör, att fastställa det pris som skall betalas, och gå med på att ledtiden och kvantitet för leverans.

Välja en leverantör innebär normalt att skicka RFQs till flera leverantörer och jämföra anbud för att avgöra vilka leverantören bäst kan möta behoven i verksamheten. Köparen kommer att begära en viss kvantitet och leveransdatum baseras på kraven som beskrivs på köpet rekvisition. Beroende på vilken typ av produkt eller tjänst krävs, det kan också finnas behov av tekniska kvalifikationer eller särskilda tillstånd. Till exempel, om produkten valt är en medicinteknisk produkt måste leverantören ha tillstånd av FDA att tillverka produkten och prototyper skall sändas och godkännas av verksamheten innan inköpsordrar kan utfärdas.

Bestämma pris som betalas normalt omfattar jämföra anbuden då förhandla bästa pris. Köparen bör se till att alla bud är en korrekt bild av det arbete som skall utföras eller tjänsten och inkludera alla tillämpliga skatter och fraktkostnader. På så sätt landade den totala kostnaden är känd innan beställningen är lagd.

Det är också nödvändigt att förstå ledtid och förväntade mängd som skall levereras. Baserat på det faktiska behovet datum bör alla godkända citera uppfylla inom utsatt tid. Om leverantören inte kan uppfylla det datum som behövs av verksamheten, påskynda premierna kan uppstå.

Det förväntade kvantitet bör också stödjas av citatet fått. Köparen måste se till den kvantitet som skall transporteras är inte mindre än begärt, eftersom brist kan leda till förlust intäkter. Köparen måste också se till den kvantitet som skall transporteras är inte mer än nödvändigt eftersom överskottet kan leda till ansvar för verksamheten om produkten används aldrig. Ytterst är köparen ansvarig för att upphandlingen utförs för att tillgodose behoven av verksamheten samtidigt som vinsten.


Kommentarer

  • Om oss
  • Reklam
  • Kontakta redaktören
  • Få nyhetsbrev
  • RSS-feed

Redaktör: Beáta Megyesi
Nyheter redaktör: Christiane Schaefer

Kundservice: Mats Schaefer,
Helena Löthman

Tel: +46 00 79 22 00
Fax: +46 00 79 22 01

© Copyright 2014 Debok.net - All rights reserved.