Vilka är de bästa tipsen för konferensen planering?

planerar en affärsresa konferens är inte något som händer över en natt. Det finns platser att boka, sponsorer att samla in, och högtalare att engagera. Det finns också små detaljer som var deltagare kommer att bo under tiden i staden, vilka måltider tillhandahålls, och en värld av andra frågor som måste lösas om konferensen skall bli en framgång. Om du är på väg att engagera sig i arbetet med konferensverksamhet planering, här är några saker att tänka på.

Först aldrig förutsätter att du kan hantera alla detaljer själv. I själva verket är det mycket troligt att du inte kommer att kunna göra en fullständig lista över allt som måste ordnas utan någon hjälp. Av denna anledning så är din första uppgift som en konferens planerare att montera en planering kommitté. Vanligtvis är en grupp på fem till sex personer räcker för att sätta ihop en årlig konferens för någonstans mellan en 100 till 500 deltagare. Utskottet som helhet är mycket troligare att täcka alla baser och göra det möjligt att ta upp varje viktig del av insamling i god tid.

Tillsammans med att sätta ihop ert utskott, är det oerhört viktigt att börja göra förberedelser så snart som möjligt. Det spelar ingen roll om verksamheten konferensen är åtta månader kvar. Experter på konferens planering ofta inleda arbetet med en kommande händelse 10-11 månader i förväg. Som en fördel har du mer tid att jämföra priser på olika konferenslokaler, utreda och förhandla om bättre hotellets priser för deltagare, och även har mer tid att hitta rätt högtalare för evenemanget.

Se till att varje ledamot i utskottet har särskilda uppgifter att utföra. Varje uppgift bör prioriteras och har en leveranstid fastställas. Konferens planering handlar ofta om att arrangera aktiviteter i en logisk sekvens, så att åtgärder poster som måste göras före andra poster tas upp blir klara i tid. För varje ledamot i kommittén som ansvarar för en viss uppsättning objekt för att slutföra före nästa möte, det är mindre chans att bli överväldigad med uppgifter som datum för händelsen strategi.

Alltid få åtaganden skriftligen. Du vill ha skriftlig bekräftelse från hotellet att dina deltagare får en specifik daglön samtidigt deltar i evenemanget. Också få dokumenterad och utförlig information om vad hotellet kommer att erbjuda i vägen för konferensrum och samlingslokaler för tal, middagar och klasser som erbjuds under konferensen. Detsamma gäller för eventuella särskilda flyg-eller järnvägstransport priserna som är säker för deltagarna. Detta kommer inte bara ge dig lugn, gör det också mycket lättare att se över de framsteg som har gjorts vid varje planering utskottssammanträden och upprätthålla en korrekt bild av vad som återstår att göra.

Ge utställare för händelsen med detaljerade instruktioner och riktlinjer i förväg. Förbered en enkel schematisk som talar om varje mässmonter kan ställas upp på en konferens eller utställningshall, tillsammans med information om var fartyget montern material i förväg och där för att hämta dem samma dag de kommer att ställa in utställningen. Detta kommer att spara alla, inklusive konferensen planering utskott, en hel del huvudvärk inför evenemanget.

Ett sista tips med konferens planering är att förvänta sig det oväntade. Oavsett hur noggrant ert utskott planer evenemanget kommer det alltid att finnas någon typ av hicka. En talare kommer att bli sjuk och måste backa ut, eller kommer hotellet att oavsiktligt överboka en av de bankettrum. Utnyttja de kollektiva erfarenheter av ert utskott att identifiera några av de vanligaste sista minuten problem som kan uppstå, och att i förväg bestämma hur man ska hantera dem effektivt.

När konferensen planeringen sker effektivt, är det relativt lätt för en organisation att vara värd för en konferens, och lika lätt för berörda parter att delta i en konferens. Ditt mål är verkligen dubbel karaktär. Du vill att flödet av den konferens som skall så jämn som möjligt. Samtidigt vill man också se till att eventuella oförutsedda problem kan behandlas snabbt och effektivt. Genom att planera framåt, delegera uppgifter till en möjlighet utskott, och bearbetning objekt åtgärder på ett logiskt sätt, är du säker på att hålla processen konferensen planering hanterlig och i slutändan mycket framgångsrikt.


Kommentarer

  • Om oss
  • Reklam
  • Kontakta redaktören
  • Få nyhetsbrev
  • RSS-feed

Redaktör: Beáta Megyesi
Nyheter redaktör: Christiane Schaefer

Kundservice: Mats Schaefer,
Helena Löthman

Tel: +46 00 79 22 00
Fax: +46 00 79 22 01

© Copyright 2014 Debok.net - All rights reserved.